Si tienes entre 1 y 20 empleados, probablemente no necesitas un sistema completo de recursos humanos para cumplir con tu nómina. Sin embargo, sí debes emitir correctamente los recibos de nómina digitales y entregarlos a cada trabajador.
El reto aparece cuando la nómina es mensual o quincenal, pero la plataforma que encuentras exige una mensualidad fija, módulos que no utilizarás o conocimientos técnicos difíciles de aplicar. En estos casos, conocer el proceso de timbrado ayuda a evitar errores y a pagar solo por lo que realmente necesitas.
¿Qué son los recibos de nómina digitales?
Un recibo de nómina digital es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que documenta el pago de salarios y prestaciones a un trabajador. En el CFDI, el comprobante de nómina utiliza el tipo N y debe incluir el complemento de nómina versión 1.2.
Desde el 1 de enero de 2022, este complemento se integra con el CFDI 4.0. Por ello, no basta con elaborar una hoja de cálculo o entregar un recibo informal: el comprobante debe generarse, validarse y timbrarse mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
El SAT explica los requisitos del comprobante de nómina y publica las guías relacionadas con el complemento de nómina.
El CFDI sirve para:
- Comprobar fiscalmente el pago realizado.
- Informar las percepciones y deducciones del trabajador.
- Registrar el impuesto sobre la renta (ISR) retenido.
- Entregar al trabajador su comprobante en XML y PDF.
- Respaldar la información de la nómina ante una revisión.
¿Qué datos debe llevar un recibo de nómina CFDI?
Para emitir recibos de nómina digitales necesitas reunir información fiscal del empleador, del trabajador y del periodo pagado. El complemento de nómina 1.2 organiza estos datos en diferentes campos y catálogos publicados por el SAT.
Datos del empleador y del trabajador
El CFDI debe relacionar correctamente a quien paga y a quien recibe el salario. Entre los datos más importantes están:
- RFC, nombre y régimen fiscal del empleador.
- RFC y nombre del trabajador.
- Código postal del domicilio fiscal del trabajador, cuando corresponda.
- CURP del trabajador.
- Número de empleado.
- Fecha de inicio de la relación laboral.
- Tipo de contrato y régimen de contratación.
- Puesto, departamento o área, si aplica.
- Número de seguridad social, cuando corresponda.
Un dato incorrecto, como un RFC mal capturado o un nombre que no coincide con la constancia fiscal, puede provocar rechazos o la necesidad de cancelar y volver a emitir el comprobante.
Datos del pago
También debes registrar la información correspondiente al periodo que estás pagando:
- Tipo de nómina: ordinaria o extraordinaria.
- Fecha inicial y final del periodo.
- Fecha efectiva de pago.
- Número de días pagados.
- Periodicidad del pago.
- Total de percepciones.
- Total de deducciones.
- Otros pagos, cuando existan.
- Importe neto recibido por el trabajador.
La información del SAT sobre el complemento de nómina incluye las especificaciones y catálogos que deben considerarse para llenar estos campos.
Nómina ordinaria y extraordinaria: ¿cuál es la diferencia?
El campo TipoNomina distingue la naturaleza del pago.
| Tipo de nómina | ¿Qué significa? | Ejemplos |
|---|---|---|
| Ordinaria (O) | Pago regular conforme al periodo habitual de trabajo | Sueldo semanal, catorcenal, quincenal o mensual |
| Extraordinaria (E) | Pago que no forma parte del ciclo ordinario | Aguinaldo, prima vacacional, PTU, finiquito o liquidación |
La nómina ordinaria se utiliza para los pagos habituales establecidos en la relación laboral. La nómina extraordinaria se utiliza cuando existe un pago adicional o una terminación de la relación de trabajo.
Para una nómina extraordinaria, el complemento utiliza normalmente la clave 99, OtraPeriodicidad, en el campo correspondiente. En cambio, si se trata de una nómina ordinaria, debes seleccionar la periodicidad que realmente utilizas.
Un punto importante: una nómina ordinaria puede incluir una percepción extraordinaria. Por ejemplo, puedes pagar el sueldo quincenal junto con un ajuste o un concepto adicional. En ese caso, la periodicidad debe corresponder al pago ordinario que estás documentando.
Periodicidad de pago: semanal, catorcenal, quincenal o mensual
La periodicidad indica cada cuánto tiempo pagas el salario. No debe elegirse según la preferencia del sistema, sino de acuerdo con la forma real en que realizas el pago.
Las claves más comunes del complemento de nómina 1.2 son:
| Periodicidad | Clave |
|---|---|
| Semanal | 02 |
| Catorcenal | 03 |
| Quincenal | 04 |
| Mensual | 05 |
Por ejemplo:
- Si pagas todos los viernes, normalmente corresponde a una periodicidad semanal.
- Si pagas cada 14 días, corresponde a una periodicidad catorcenal.
- Si pagas los días 15 y último de mes, corresponde a una periodicidad quincenal.
- Si realizas un solo pago al mes, corresponde a una periodicidad mensual.
El complemento también contempla otras periodicidades, como diaria, bimestral, decenal, por unidad de obra, comisión y precio alzado.
En ciertos casos, la regla fiscal permite emitir un solo CFDI mensual por trabajador cuando se pagan remuneraciones correspondientes a periodos menores a un mes. Sin embargo, esta opción debe aplicarse con cuidado: el comprobante debe integrar correctamente cada periodo pagado y los datos correspondientes.
Percepciones, deducciones y otros pagos
El recibo de nómina no solo indica cuánto recibe el trabajador. También debe explicar cómo se integra el importe neto.
Percepciones
Las percepciones son los ingresos que se pagan al trabajador por su trabajo o por prestaciones relacionadas. Algunos ejemplos son:
- Sueldo.
- Salarios.
- Comisiones.
- Bonos.
- Horas extra.
- Prima vacacional.
- Aguinaldo.
- Prestaciones en especie.
Cada concepto debe registrarse con la clave que corresponda en el catálogo del complemento de nómina.
Deducciones
Las deducciones son los importes que se restan al pago bruto. Pueden incluir:
- ISR retenido.
- Cuotas de seguridad social.
- Descuentos por préstamos.
- Pensiones alimenticias.
- Descuentos autorizados por el trabajador.
- Ajustes permitidos conforme a la relación laboral.
La diferencia entre las percepciones y las deducciones da como resultado el importe neto que recibe el trabajador.
Otros pagos
El nodo OtrosPagos se utiliza para conceptos que no son propiamente una percepción ordinaria. Un ejemplo contemplado por el complemento es el subsidio para el empleo, cuando resulte aplicable.
El complemento de nómina 1.2 no permite utilizar importes negativos para corregir la información. Si necesitas ajustar un cálculo, debes revisar la forma correcta de registrar el concepto, cancelar el CFDI cuando proceda y emitir uno nuevo con los datos correctos.
¿Qué significa timbrar un recibo de nómina?
Timbrar es el proceso mediante el cual el CFDI se envía a certificación para validar su estructura, folio fiscal y sello digital. Cuando el comprobante es aprobado, recibe un UUID y queda disponible en sus versiones XML y PDF.
El proceso general es:
- Calculas el salario bruto, las percepciones y las deducciones.
- Capturas los datos fiscales del empleador y del trabajador.
- Seleccionas el tipo y la periodicidad de nómina.
- Integras el complemento de nómina 1.2.
- Envías el CFDI a certificación.
- Recibes el XML y la representación impresa en PDF.
- Entregas o pones el comprobante a disposición del trabajador.
La plataforma de timbrado no sustituye el cálculo de la nómina. Tú o tu contador deben determinar correctamente salarios, impuestos, prestaciones y descuentos antes de emitir el CFDI.
¿Cuándo debes emitir y entregar el recibo al trabajador?
La regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal contempla que el CFDI de nómina puede emitirse en la fecha del pago o dentro de un plazo posterior, dependiendo del número de trabajadores.
Para un empleador con entre 1 y 50 trabajadores, el plazo máximo general es de 3 días hábiles posteriores al pago. Por lo tanto, una empresa con 1 a 20 empleados debe organizar su proceso para no dejar el timbrado para el final del periodo.
La regla 2.7.5.2 también establece la obligación de entregar o poner el comprobante a disposición del trabajador. Puedes hacerlo mediante:
- Correo electrónico.
- Portal o sistema interno.
- Descarga desde una plataforma.
- Entrega de la representación impresa, cuando proceda.
Guardar únicamente el XML en tu computadora no es suficiente si el trabajador no puede obtener su comprobante.
Errores comunes al emitir recibos de nómina digitales
Antes de timbrar, revisa estos puntos:
- Capturar un RFC o nombre distinto al registrado ante el SAT.
- Seleccionar una periodicidad que no corresponde al pago real.
- Confundir nómina ordinaria con extraordinaria.
- Omitir la fecha efectiva del pago.
- Registrar percepciones sin la clave correcta.
- Usar importes negativos para corregir errores.
- No incluir todos los conceptos pagados.
- No entregar el XML y el PDF al trabajador.
- Timbrar después del plazo aplicable.
- No revisar que el Certificado de Sello Digital esté vigente.
Para evitar correcciones innecesarias, conviene tener una lista de trabajadores actualizada y revisar los datos antes de cada periodo de pago.
Cómo hacerlo en Sinergia Contable
En Sinergia Contable puedes emitir recibos de nómina desde la misma cuenta donde generas facturas, recibos de arrendamiento, recibos de honorarios y notas de crédito. Activas tu cuenta con tu Certificado de Sello Digital, capturas los datos de tu equipo y recibes el XML y PDF después del timbrado.
El modelo funciona con paquetes de folios, sin mensualidad fija. Puedes registrarte y recibir 5 folios gratis, o consultar los paquetes disponibles.
Conclusión
Los recibos de nómina digitales requieren datos correctos, el complemento de nómina 1.2 y un proceso puntual de emisión y entrega. Si tienes un equipo pequeño, puedes cumplir con el timbrado sin contratar un sistema completo de RH: calcula tu nómina, utiliza los folios que necesitas y conserva los comprobantes de cada pago.
Activa tu cuenta en Sinergia Contable y empieza a timbrar la nómina de tu equipo sin mensualidad fija.